การติดต่อของผู้คนใน ปัจจุบันเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นเพราะมี Application ต่างๆ เข้ามาให้เลือกใช้ติดต่อกันอย่างหลากหลาย แต่การติดต่อที่เป็นทางการและตอบโจทย์การใช้งานในเชิงธุรกิจได้ดีที่สุดก็ ยังคงเป็นการโต้ตอบผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือที่เราเรียกว่าอีเมลซึ่งการ เขียน อีเมลได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมต่อผู้รับในแต่ละกลุ่มก็ถือเป็นทักษะที่นาย จ้างต้องการจากลูกน้อง วันนี้
JobThai.com นำ ขั้นตอนการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมาแนะนำสำหรับคนที่ต้องการพัฒนาทักษะใน ด้านนี้ ซึ่ง อีเมลลักษณะนี้นำมาใช้ได้ตั้งแต่ขั้นตอนในการยื่นจดหมายสมัครงานไปจนกระทั่ง การติดต่องานในเชิงธุรกิจด้วย
ระบุหัวข้ออีเมลที่ชัดเจน กระชับและเข้าใจง่าย อาจฟังดูเป็นเรื่องธรรมดามาก แต่การระบุหัวข้อให้ชัดเจนจะทำให้อีเมลของคุณไม่ถูกกดลบทิ้งเพราะผู้รับเข้า ใจผิดว่าเป็นแสปม โดยหัวข้อที่ดีไม่ควรมีความยาวมากนัก แต่ก็ต้องไม่สั้นเกินไป และควรใส่ประเด็นสำคัญที่คุณต้องการกล่าวถึงในอีเมลเป็นข้อความสั้นๆ เช่น จดหมายแจ้งประชุมหัวหน้าแผนกประจำเดือนตุลาคม เป็นต้น
ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายที่เป็นทางการ ระดับความเป็นทางการของคำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมาย ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ในกรณีที่เป็นอีเมลติดต่อธุรกิจ คำขึ้นต้นและลงท้ายควรใช้แบบเป็นทางการ เช่น เรียนคุณ.... และหากคุณไม่ทราบชื่อของผู้รับ ใช้วิธีการใส่ตำแหน่ง ซึ่งควรค้นหาตำแหน่งที่ถูกต้องผ่านเว็บไซต์บริษัทก่อน เช่น แผนกทรัพยากรบุคคล ในบางบริษัทใช้ชื่อว่าแผนกสรรหาและว่าจ้างเป็นต้น หรือในกรณีที่คุณทราบเบอร์โทรศัพท์ของบริษัทหรือแผนกที่คุณต้องการติดต่อจะ โทรสอบถามว่าต้องนำเรียนจดหมายถึงใครก่อนการส่งอีเมลก็ได้
ส่วนคำลงท้ายควรเลือกใช้ตามจุดประสงค์ของการส่งอีเมลด้วย เช่น หากเป็นจดหมายแจ้งข่าวสารอาจลงท้ายได้ทั้ง ด้วยความเคารพอย่างสูง หรือ จึงเรียนมาเพื่อทราบ เป็นต้น
สร้างเนื้อหาที่กระชับ เข้าใจง่ายและเน้นข้อความสำคัญ ขั้นตอนการเขียนเนื้อหาในอีเมลควรสั้น กระชับ เข้าใจง่าย เพราะผู้รับบางคนอาจมีงานยุ่งมากจนไม่อยากเสียเวลาในการอ่านข้อความยาวๆ ดังนั้นเขียนให้สั้นที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ แต่คงไว้ซึ่งแบบแผนที่เป็นทางการและเนื้อหาสำคัญทั้งหมด ที่สำคัญอีเมลบางฉบับอาจถูกอ่านแบบผ่านๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ผู้อ่านละเลยใจความสำคัญ อย่าลืมสร้างตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ให้กับข้อความที่เป็นข้อมูลสำคัญ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่านด้วย
แสดงสิ่งที่คุณต้องการให้ชัดเจน ในกรณีที่คุณต้องการให้ผู้รับตอบรับอีเมลดังกล่าว ใส่ประโยคคำถามหรือประโยคแจ้งให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนไว้ เพื่อไม่ให้ผู้รับสับสนว่าคุณต้องการอะไร เช่น เมื่อคุณได้รับอีเมลฉบับนี้กรุณาแจ้งกลับ... กรุณากรอกใบตอบรับการร่วมสัมมนาและส่งกลับคืนภายในวันที่....เป็นต้น
ใส่ข้อมูลการติดต่อท้ายอีเมล เมื่อคุณใส่รายละเอียดอื่นๆ ครบถ้วนหมดแล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อกลับของคุณไว้ในตอนท้ายด้วยเพื่อแสดงว่าคุณคือใคร ทำงานในตำแหน่งอะไรและติดต่อจากหน่วยงานหรือองค์กรใด ซึ่งในฟังก์ชั่นของการใช้อีเมลในปัจจุบันมีส่วนที่ให้คุณสร้างข้อมูลในส่วน นี้ และแนบต่อท้ายให้โดยอัตโนมัติเสมือนเป็นนามบัตรของคุณ
ตรวจสอบข้อมูลก่อนส่ง ตรวจสอบอีเมลที่คุณเขียนขึ้นก่อนส่งออกไป ไม่ว่าจะเป็นคำผิด การเว้นวรรค หรือไวยากรณ์ ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจทำให้ความหมายของเนื้อหาเปลี่ยนไป และเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้
ความประทับใจอาจเกิดขึ้นได้เพียงแค่อ่านอีเมลดังนั้นนอกจากคุณจะได้แสดง ความเป็นมืออาชีพให้ผู้รับเห็นแล้วยังสร้างความประทับใจและความน่าเชื่อถือ ให้กับตัวคุณเองด้วย ครั้งต่อไปที่จะกดส่งอีเมลอย่าลืมตรวจสอบตาม 6 ขั้นตอนข้างต้นนี้ก่อน เพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ทำให้คุณเสียภาพลักษณ์ในการทำงาน
ที่มา:
business.tutsplus.com wikihow.com http://www.jobthai.com/reach/career-tips/6-%E0%B8%82%E0%B8%B1%E0%B9%89%E0%B8%99%E0%B8%95%E0%B8%AD%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%82%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8%99%E0%B8%AD%E0%B8%B5%E0%B9%80%E0%B8%A1%E0%B8%A5%E0%B8%98%E0%B8%B8%E0%B8%A3%E0%B8%81%E0%B8%B4%E0%B8%88%E0%B8%AD%E0%B8%A2%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%A1%E0%B8%B7%E0%B8%AD%E0%B8%AD%E0%B8%B2%E0%B8%8A%E0%B8%B5%E0%B8%9E.html
