แจกของฟรี

จากบทความที่แล้วเรื่อง การเขียนผังงาน (Flowchart) เบื้องต้น ตอนที่ 1 เราได้รู้จักกับผังงานไปแล้ว ในบทความนี้เราจะมาแนะนำเครื่องมือในการวาดผังงานที่เป็นที่นิยมใช้กันนั่นคือ Microsoft Visio

Microsoft Visio ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นเครื่องมือเพื่อช่วยในสร้างโฟลชาร์ต หรือไดอะแกรมของงานในสาขาต่างๆ ให้ทําได้ง่าย และสามารถทํางานร่วมกับ Microsoft Office ของไมโครซอฟท์ได้เป็นอย่างดี โดยลักษณะของโปรแกรมจะมีรูปภาพต่างๆ ที่สื่อความหมายถึงของการนําเอาไปใช้ เพียงลากไปวางบน Drawing Area และปรับค่าต่างๆ ให้ตรงตามความต้องการเท่านั้น
การเรียกใช้งาน

เนื่องจากโปรแกรม Microsoft Visio เตรียมแม่แบบต่างๆ ไว้รองรับรูปแบบการสร้างโฟลชาร์ต หรือ ไดอะแกรมไว้ให้แล้วจึงสามารถเลือกแม้แบบตั้งแต่ตอนเปิดโปรแกรมครั้งแรกให้ ตรง กับความต้องการการใช้งานสำหรับการเขียนผังงานดับเบิลคลิกที่ Basic Flowchart (Matric) เลย


 
ส่วนประกอบต่างๆของ Visio
 

• Toolbar คือที่สำหรับรวบรวมเครื่องมือต่างๆ ของ Visio มีลักษณะเป็นแบบ Ribbon

 
 

• Shape panel คือบริเวณที่จะเก็บรูปทรง (Shape) ต่างๆ เอาไว้สำหรับ ลากและนำไปวางใน Drawing Area โดย Shape จะถูกเก็บไว้เป็นกลุ่มๆเรียกว่า Stencil หากต้องการเพิ่ม shape เข้ามาให้กดที่ More Shapes

 
 

• Drawing Area คือพื้นที่ที่จะใช้ในการวาดผังงานหรือ Diagram ต่างๆ

 
เริ่มวาดผังงาน
 ตอนที่เราเปิด Visio ครั้งแรก Visio จะให้เลือก Template เพื่อเริ่มวาดทันที ให้เลือก Basic Flowchart(Matric) โดยการกดดับเบิลคลิก หรือ กด Create ได้เลย หรือหากต้องการวาดไดอะแกรมชนิดอื่นๆ ก็เลือกเทมเพลตให้เหมาะสมกับไดอะแกรมที่ต้องการวาด

 
หลังจากนั้นให้คลิกเลือก Shape เมนูด้านซ้าย แล้วลากมาวางที่ Drawing Area

 
สำหรับ Visio 2010 นั้นออกแบบมาให้ใช้งานได้อย่างง่าย โดยเมื่อว่า shape ใดลงไปใน Drawing Area แล้วจะพบว่า shape นั้นๆจะมีลูกศรสีฟ้าปรากฏขึ้น เมื่อเรานำเมาส์ไปชี้ที่ลูกศร Visio ก็จะมี Shape พื้นฐานมาให้เราเลือกทันทีโดยไม่ต้องกลับไปลาก shape เหล่านั้นมาจาก panel อีกทั้งยังทำการลากเส้นเชื่อมแบบลูกศรให้อัตโนมัติอีกด้วย แต่ถ้าหากไม่มีในตัวเลือกก็ต้องกลับไปลาก shape ที่ต้องการมาจาก panel
 
 

• การลบ shape สามารถทำได้ง่ายๆโดย เลือก shape ที่ต้องการลบโดยการคลิกเลือก หลังจากนั้น shape จะมีเส้นขอบสีฟ้าปรากฏ กด Del ที่ Keyboard เพื่อทำการลบ

 
 

• การเลื่อน shape ทำได้เช่นเดียวกับการลบ โดยการคลิกเลือก หลังจากนั้น shape จะมีเส้นขอบสีฟ้าปรากฏและ cursor ของเมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร 4 ทิศ ให้เราคลิกข้างไว้แล้วลาก shape ไปในตำแหน่งที่ต้องการ พร้อมกันนั้น Visio ก็จะเปลี่ยนทิศทางของลุกศรตาม

 
 

• การหมุน shape สามารถทำได้โดยการคลิกเลือก หลังจากนั้น shape จะมีเส้นขอบสีฟ้าปรากฏ และเมื่อเลื่อน cursor เมาส์ไปด้านบน ก็จะพบกับ จุดหมุน cursor จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร วงเวียนให้เราคลิกแล้วทำการหมุน shape ไปในทิศทางที่ต้องการ

 
การย่อ – ขยาย shape สามารถทำได้โดยการคลิกเลือก หลังจากนั้น shape จะมีเส้นขอบสีฟ้าปรากฏ และเมื่อเลื่อน cursor เมาส์ไปที่สีเหลี่ยมสีฟ้า ก็จะพบกับ จุดเปลี่ยนขนาด cursor จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร สองทิศทางนั่นหมายความว่าเราสามารถ ย่อ – ขยาย ขนาด shape ได้ตามต้องการ ให้เราคลิกแล้วทำการเลื่อน cursor เข้าออกเพื่อปรับขาด shape ตามที่ต้องการ
 เคล็ดลับ การย่อ – ขยาย shape ที่ดีควรทำที่มุมของ shape เพื่อไม่ให้ shape บาง shape เสียสมมาตรไปซึ่งจะไม่ได้ตามมาตรฐานของ Flowchart

 
 

• การพิมพ์ข้อความลงใน shape เพื่อเป็นการอธิบายความหมายหรือระบุหน้าที่ของ shape สามารถทำได้โดยการดับเบิลคลิก shape ที่ต้องการพิมพ์ข้อความ หลังจากนั้นจะปรากฏ cursor กระพริบพร้อมรับข้อความที่ต้องการพิมพ์ ให้ทำการพิมพ์ข้อความที่ต้องการลงไป

 
 

• การปรับแต่ง ฟอนต์ ทำได้เช่นเดียวกับ Microsoft office โดย Drag เลือกข้อความที่ต้องการปรับแต่งก่อน หลังจากนั้นไปที่ Toolbar แถบเครื่องมือ Home เลือกฟอนต์ ขนาดรูปแบบตามต้องการ

 
 

• การปรับแต่ง shape ครั้งละมากๆ การปรับแต่ง shape ครั้งละมากๆ เพื่อเป็นการประหยัดเวลา โดยสามารถทำได้ทั้ง การย่อขาย การเคลื่อนย้าย การหมุน การปรับแต่งฟอนต์สามารถทำได้โดยการเลือกทั้งหมด โดยการลากเมาส์ครอบคลุมทุก shape หรือกด Ctrl+A หลังจากนั้นทำการการย่อขาย การเคลื่อนย้าย การหมุน การปรับแต่งฟอนต์ ตามวิธีการด้านบน ข้อควรระวัง ทุก shape ที่ถูกเลือกจะมีการปรับแต่งในลักษณะเดียวกันทั้งหมด
• การเพิ่มกล่องข้อความ การเพิ่มกล่องข้อความนั้นมีข้อดีก็เพื่อใช้ในการเขียนคำบรรยายต่างๆ นอกเหนือจากที่มีใน shape สามารถทำได้โดย ปกติ cursor ที่เราใช้จะเป็น Pointer tool ให้เลือกเครื่องมือ Text ที่ Toolbar หลังจากนั้น ลากกล่องข้อความใน Drawing Area แล้วพิมพ์ข้อความตามที่ต้องการ และปรับแต่งตามต้องการ

หลังจากที่เราพิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว โดยปกติข้อความจะไม่ปรากฏกล่อง เราสามารถกหนดให้มีกล่องข้อความได้โดยการกำหนดคุณลักษณะของกล่องข้อความจาก Toolbar ในส่วนของ Shape

 
การใช้งาน Connector ในกรณีที่เราไม่ได้ให้ Visio สร้าง shape ให้เราโดยอัตโนมัติ แต่ใช้วิธีการลาก shape ใหม่เข้ามาวางใน Drawing Area ผลก็คือ Visio ก็จะไม่ได้สร้าง เส้นให้เราอัตโนมัติเช่นกัน ให้สังเกตขณะที่เราลาก shape มาวาง Visio จะสร้างเส้นเทียบ (สีส้ม) ให้เราทราบถึงระยะห่างและแนวในการวางว่าตรงกับ shape อื่นๆ หรือไม่ ซึ่งเพิ่มความสะดวกให้กับเรามากขึ้น

เมื่อวาง shape เสร็จแล้ว จำเป็นที่จะต้องลากเล้นเอง โดยให้เราใช้เครื่องมือ Connector ที่อยู่ใน Toolbar แถบ Home เลือกเครื่องมือ Connector เมื่อเลือกเครื่องมือแล้ว cursor จะลี่ยนเป็นลูกศรพร้อมมีสัญลักษณ์ connector แสดงเพื่อให้เราทราบว่า ตอนนี้เราใช้เครื่องมือ connector อยู่ หลังจากนั้นคลิกไปที่ connection point (จุด x สีฟ้ารอบๆ shape) ต้นทางแล้วลากไปยัง connection point ปลายทาง เส้นพร้อมปลายลูกศรจะถูกสร้างขึ้นอัตโนมัติ

ผลผลที่ได้จากการลากเส้น

 
การปรับแต่งเส้น เพื่อให้เส้นที่เชื่อมโยงมีลักษณะอื่นๆ สามารถปรับแต่งเส้นได้ด้วยการ คลิกขวา ที่เส้นที่ต้องการปรับแต่ง หลังจากนั้นเลือก Format เลือก Line ดังภาพ เมื่อเลือกแล้วก็จะปรากฏหน้าต่างในการปรับแต่งเส้นให้เราสามารถปรับแต่ได้ ตามต้องการ

และการปรับแต่ง ยังสามารถทำได้ทั้ง ตัวอักษรและสีจากเมนูเดียวกันนี้ด้วย

 
การรวม – แยกกลุ่ม shape ข้อดีของการรวมกลุ่ม shape คือ Visio จะมองว่า shape ที่รวมกลุ่มกันนั้นเป็น shape เพียง 1 ชิ้นทำให้สามารถจัดการปรับแต่งได้ง่ายขึ้น วิธีการรวมกลุ่ม shape ทำได้โดยเลือก shape อย่างน้อย 2 shape แล้ว คลิกขวา เลือก Group –> Group

ส่วนการแยกกลุ่มก็ทำย้อนกลับโดยเลือก shape ที่ทำกลุ่มไว้แล้ว คลิกขาว เลือก Group –> Ungroup โดย Shape ที่ถูก Group แล้วจะเป็น shape เดียวกัน

 
การเปลี่ยน Design ของ Chart เพื่อให้ Flowchart ที่เราสร้างูสวยงามมากขึ้นเราสามารถเปลี่ยนรูปแบบตามที่มีให้โดยไปที่ Toolbar เลือกแถบ Design หลังจากนั้นเลือกแบบที่ต้องการ

ข้อสังเกต เมื่อเราเปลี่ยน Design ที่ shape panel สีก็จะเปลี่ยนตาม design ด้วย

การนำไปใช้ใน Microsoft office สามารถทำได้ง่ายๆโดยการ เลือก Shape ใน drawing Area ที่ต้องการ หลังจากนั้น คัดลอก โดยกด Ctrl+C หรือ คลิกขวา เลือก copy แล้วนำไปวางใน Microsoft Office เช่น Word PowerPoint ได้ทันที หากเครื่องนั้นๆติดตั้ง Visio ก็จะสามารถดับเบิลคลิกเพื่อแก้ไขได้เช่นกัน
การ Save เป็นไฟล์รูปภาพ เพื่อให้ Chart จาก Visio สามารถนำไปใช้กับโปรแกรมอื่นๆได้ เราสาเราสามารถบันทึกไฟล์ Visio ให้อยู่ในฟอร์แมตอื่นๆได้ โดยการไปที่เมนู File –> Save As หลังจากนั้นเลือก Save as type เป็นฟอร์แมตที่ต้องการเช่น jpg png เป็นต้น

เพิ่มเติม
การวาด Activity Diagram หรือ Swim Lane Diagram
     จาก ข้อจำกัดของการเขียนผังงาน ข้อ 3 ที่ว่า
3.ผังงานระบุผู้เกี่ยวข้องกับงานหรือขั้นตอนนั้นๆได้ยาก จึงแก้ปัญหาโดย ใการใช้ Swim Lane Diagram ซึ่งก็คือ Flowchart ที่แยกบุคคลที่ทำงานและ ขั้นตอนที่บุคคลดังกล่าวรับผิดชอบหรือเกี่ยวข้องระบุผู้เกี่ยวข้อง
ดังนั้น Swim Lane Diagram = Flowchart ที่แยกบุคคลที่ทำงานและ ขั้นตอนที่บุคคลดังกล่าวเกี่ยวข้อง
          แนวทางการเขียน Swim Lane Diagram จาก Flowchart
 

• กำหนด Lane ของแต่ละคน(ตำแหน่ง)ที่เกี่ยวข้องกับ Flowchart ได้ทั้งแนวตั้งหรือแนวนอน โดยให้ระบุชื่อหรือตำแหน่งงานที่เกี่ยวข้องลงไปในแต่ละ Lane

เทคนิค เมื่อ Flowchart กำหนดให้ ใช้หัวลูกศรแสดงทิศทางการไหลของข้อมูลจากบนลงล่างหรือซ้ายไปขวา (ยกเว้นที่ต้องทาซ้ำ) Swim Lane Diagram ที่สะดวกก็คือ การแบ่ง Lane ในแนวตั้ง
 

• ย้ายสัญลักษณ์ใน Flowhart ไปวางไว้ใน Lane ของแต่ละคนที่เกี่ยวข้อง หลังจากนั้นลบชื่อผู้ปฏิบัติงานออกเหลือเพียงตำแหน่งงานในแต่ละ Lane

เอกสารอ้างอิง
 http://stang.sc.mahidol.ac.th/E-Handout/PDF/Visio.pdf
 http://huso.pn.psu.ac.th/main/document/Manuals/Complete_Visio.pdf   


ที่มา: http://clpark.rmuti.ac.th/suthep/km/%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%82%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0%B8%99%E0%B8%9C%E0%B8%B1%E0%B8%87%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99-flowchart-%E0%B9%80%E0%B8%9A%E0%B8%B7%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%87-2