แจกของฟรี

     อาจไม่สามารถที่จะปฏิเสธได้ว่า ตอนนี้โปรแกรมฐานรากของแต่ละธุรกิจมีหลักๆไม่กี่ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Office ตัวอย่างเช่น Excel, Word และ โปรแกรมบัญชี ที่ดูเหมือนจะทุกธุรกิจการค้าต้องมีใช้ นอกเหนือจากนั้นก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อจำพวก Line หรือ email เป็นต้น
 
คลิ๊กอ่านรายละเอียดได้ตามนี้ >> โปรแกรมบัญชี https://www.acccloud.co/

ในเนื้อหานี้ผมจะมารีทิวทัศน์ในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีขอรับ (Romney and Steinbart (2003) )ได้บอกความหมายไว้ว่า “โปรแกรมทางการบัญชีเป็นระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งมี เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และก็แผนการของบริษัท ย้ำถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดขึ้นมาจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุวัตถุประสงค์หลักดังนี้ โปรแกรมบัญชี

  1. การเก็บรวบรวมแล้วก็บันทึกรายการค้าของธุรกิจ
  2. การประเมินผลข้อมูลเพื่อได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ การวางเป้าหมาย การสั่งการ และการควบคุม
  3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อมั่นใจว่าข้อมูลมีความครบถ้วนสมบูรณ์ ถูก รวมทั้งเชื่อถือได้ “

ด้วยเหตุนี้ความละเอียดสลับซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี ก็เลยเป็นไปตามความละเอียดแล้วก็สลับซับซ้อนของธุรกิจ พูดอีกนัยหนึ่ง ถ้าธุรกิจเพิ่งจะเริ่ม ปราศจากความสลับซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ บางครั้งอาจจะไม่จำเป็นที่จะต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้ ใช้เพียงแค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แม้กระนั้นเพียงพอในทันที ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากเพิ่มขึ้นการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็บางทีก็อาจจะไม่พอก็เลยเป็นจุดเริ่มแรกของธุรกิจส่วนมากที่หันมาใช้โปรแกรมบัญชีกัน โปรแกรมบัญชี

     - แล้วจะทราบได้อย่างไรนะครับว่า ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??
โดยธรรมชาติแล้ว ตอนเริ่มต้นธุรกิจ ผู้ประกอบกิจการจะไม่ค่อยพอใจหรอกครับว่า บัญชีจะคืออะไร คือจะพอใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน โดยเหตุนี้ตอนแรกๆของธุรกิจจะดูยุ่งๆเหยิงหน่อย แม้กระนั้นเมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่ 2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีด้านในของธุรกิจพวกเราเองว่า ในความเป็นจริงแล้วที่มีเงินสดเวียนนี่มีกำไรที่จริงทรูเยอะแค่ไหนกันแน่ ในตอนนี้ผู้ประกอบธุรกิจก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่สนองตอบธุรกิจของเขา

   

     - แม้กระนั้นในตลาดนี่โปรแกรมบัญชีก็มีเยอะไปหมด แล้วเราจะเลือกอย่างไรดี
ตอนแรกจำต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติขั้นต่ำอะไรบ้าง โดนธรรมดาแล้วโปรแกรมบัญชีต้องมีคุณลักษณะตามนี้ครับ
   1.ด้านการ Setup ระบบ
a.อย่างน้อยเลยควรจะมีให้ Setup ดังต่อไปนี้
i.รหัสฐานรากอย่างเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
ii.รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ

   2.ด้านบันทึกบัญชีได้ (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี)
a.ลงบันทึกสมุดรายวันได้
b.ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอคอยขอคืน ได้
c.ลงบันทึก ภงดเว้น 1 3 53 หักในที่จ่าย โลก 30 รวมทั้ง ประกันสังคมได้
d.ออกรายงานจำแนกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษกระทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน รวมทั้ง งบประมาณกระแสการเงินสด ได้

   3.ด้านการซื้อ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวพันได้อย่างน้อย
i.ใบขอซื้อ
ii.ใบสั่งซื้อ
iii.เอกสารรับสินค้า
iv.เอกสารตั้งหนี้
v.เอกสารพวกงานซื้อประเภทต่างๆอาทิเช่นซื้อในประเทศ ต่างประเทศ
b.รายงานการซื้อ อย่างเช่นสรุปการสั่งซื้อ สรุปผลิตภัณฑ์จากการสั่งซื้อ

   4.ด้านการขาย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวเนื่องได้อย่างต่ำ
i.ใบเสนอราคา
ii.ใบสั่งขาย
iii.ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
iv.ใบส่งของ/บิล/ใบกำกับภาษี
v.เครดิตโน้ต
vi.เดบิตโน้ต
b.รายงานเกี่ยวเนื่องกับวิธีขาย

   5.ทางด้านการเงินรับ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวโยงได้ขั้นต่ำ
i.ใบวางบิล
ii.ใบเสร็จ
iii.ใบสำคัญรับชำระ
b.รายงานที่เกี่ยวกับการรับชำระ รวมทั้ง พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ

   6.เรื่องการเงินจ่าย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวโยงได้ขั้นต่ำ
i.การรับวางบิล
ii.หลักฐานจ่ายชำระ
iii.พวกเอกสารเงินสดย่อย
iv.พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายชำระ แล้วก็พวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ

   7.ด้านแบงค์
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวพันได้อย่างต่ำ
i.ปรับปรุงแก้ไขแบงค์
ii.มอง Bank Statement
iii.บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับพวกการเปลี่ยนแปลง แล้วก็ ยอดเงินในแบงค์ ซึ่งจำเป็นต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยด้วยเหมือนกัน

   8.ด้านสต๊อกผลิตภัณฑ์
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวพันได้อย่างน้อย
i.พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกผลิตภัณฑ์ ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า รวมทั้งอื่นๆ
ii.ในโรงงานก็ควรจะมีพวกเอกสารสำหรับในการผลิต
b.รายงานที่เกี่ยวโยงกับการรับจ่ายรวมทั้งปริมาณเหลืออยู่ พร้อมกับเงินลงทุนสินค้าในคลัง
c.ระบบสต๊อกในขณะนี้ ขั้นต่ำ ควรมีการคำนวณทุนแบบ FIFO และก็ Moving Average ครับ ถ้าไม่มีนี่ไร้ค่าเลย พวกเราจะไม่รู้จักแม้กระทั้งว่า จะต้องกระจายผลิตภัณฑ์ไหนออกบ้าง โปรแกรมบัญชี

   9.ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
a.กล่าวถึงโปรแกรมบัญชี ถ้าเกิดมีแม้กระนั้นเก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นต้นแม้กระนั้นไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไม่มีค่ายังไงไม่เคยรู้ เพราะหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของกิจการค้านี่เอง
10.ด้านอื่นๆ อาทิเช่นด้านการคำนวณค่าเสื่อม ทรัพย์สิน ด้านค่าตอบแทนรายเดือนประกันสังคมเป็นต้น

         

ครั้งนี้พอเพียงพวกเราทราบความต้องการอย่างน้อยของโปรแกรมบัญชีที่ใช้ในกิจการแล้ว พวกเราก็ต้องมาดูต่อว่า แล้วธุรกิจเราอยากได้มากแค่ไหน อยากเพียงนี้ก็พอแล้ว หรือ จะต้องมากยิ่งกว่านี้อีกเป็นต้นว่า ธุรกิจเรามีการ pack ผลิตภัณฑ์หรือ จัดชุดไปขายตามช่วงเทศกาล ธุรกิจพวกเรามีการสั่งผลิตผลิตภัณฑ์เพื่อขาย ธุรกิจพวกเราไม่ผลิตเลย แต่ไปจ้าง Supplier มาทำให้ หรือธุรกิจเราไม่มีผลิตภัณฑ์เลย มีแต่เพียงแค่บริการอย่างเดียวก็จำเป็นต้องมองว่าจะควบคุมอะไรบ้าง ฯลฯ ธุรกิจพวกเราธรรมดาแล้วมีการเบิกงานไปใช้ล่วงหน้าแล้วพอหลังจากนั้นก็ค่อยมาสะสางกันหรือเปล่า หรือผลิตภัณฑ์ของธุรกิจพวกเรามันพิเศษดังเช่นมี Serial No มี วันหมดอายุ มี Lot อะไรประมาณนี้หรือไม่ ซึ่ง ถ้าเรามีความต้องการพวกนี้ นั่นหมายความว่า โปรแกรมบัญชีที่ตอบแค่ความต้องการพื้นฐานไม่พอเสียแล้ว
เราจำเป็นที่จะต้องเลือกใหม่ ที่มี ฟังก์ชั่นสูงมากขึ้นๆ แม้กระนั้นแน่นอนว่ายิ่งสูงมากมายราคาก็ยิ่งแพง ถ้าเกิดยิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน โดยเหตุนั้น ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น ก็เลยจำเป็นจะต้อง ยอมปรับตัวให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงขนาด ERP ให้ได้
ในตอนนี้เมื่อโลกมาถึงยุค Cloud โปรแกรมบัญชี ก็ได้ปรับนิสัยให้ขึ้น Cloud เช่นกัน โดยเริ่มต้นในตลาดจะเป็นโปรแกรม straccountonline เกิดขึ้นมาตั้งแต่ 10 ปีหนแล้ว แต่เข้าใจว่า internet ยุคนั้นช้า บวกกับความไม่เชื่อมั่นในเรื่องความปลอดภัยบน internet โปรแกรมก็เลยไม่ได้เป็นที่กล่าวขานล้นหลาม ต่อมาโปรแกรม straccountonline ได้ปรับปรุง Version ใหม่ขึ้นมาในชื่อ ACCCLOUD.CO ซึ่งเป็น ระบบที่มีฟังก์ชั่นสูงกว่าตัวเดิมมากมาย ภายใต้เทคโนโลยีใหม่ โดยโปรแกรมเน้นไปทางด้านการสร้างเพิ่มมากขึ้น

โปรแกรมบัญชี AccCloud.co การเข้าโปรแกรมจะเข้าผ่าน www.acccloud.co แล้วเลือกไปที่ Log In ดังรูป

     

ทางผู้สร้างเขาให้ผู้พอใจเข้าไปทดลองใช้งานได้โดยกดปุ่ม Demo ในหน้าจอ Log In ดังรูปขอรับ

     

พอเพียงเราเข้ามา จะเป็นจอแสดงภาพรวมของระบบดังรูป



     ถ้าเกิดคนเคยเล่นโปรแกรมบัญชีบน window มาก่อนจะดูแล้วรู้จักเพราะเหตุว่ามีการแยกหน้าคล้ายกัน
หน้าแรกจะบอกถึงสถานะธุรกิจการค้าว่าวันไหนจำเป็นต้องวางบิล ต้องปรับเงินสูงขึ้นเช็ค ต้องผ่านเช็ค จะต้องรับสินค้าจากในสั่งซื้อใบไหนบ้าง ซึ่งจะสะดวกมากมายสำหรับผู้ทำงานเพราะจะแยกตามแต่ละระบบงาน ด้านขวามือจะเป็นบอกถึงสถานะบริษัท ว่าเวลานี้มีลูกหนี้อาจจะค้างเท่าไหร่ มีสินค้าคงค้างอะไรบ้างเหลือเยอะแค่ไหน โปรแกรมบัญชี

ด้านบนขวามือจะมีความคิดเห็นว่ามี 3 ขีดอยู่นั่นเป็น รายการอาหารสำหรับจัดตั้งรหัสต่างๆ

     

ยกตัวอย่างเช่นติดตั้งรหัสสินค้า ติดตั้งคลังเก็บสินค้า จัดตั้งทุนมาตรฐาน จัดตั้งสูตรการสร้าง จัดตั้งตารางราคา (ในกรณีที่ราคาผลิตภัณฑ์ผูกกับลูกค้าแต่ละราย) หรือ ติดตั้งรหัสบัญชี จัดตั้งรหัสลูกค้า จัดตั้งรหัสตัวแทนจำหน่าย รหัสกลุ่มนี้เป็นสิ่งจำเป็นซึ่งเปรียบได้ดั่งรากหรือ โครงหลักของโปรแกรมบัญชี ฯลฯ

หลังจากที่พวกเราได้ทำการ Setup รหัสรากฐานของโปรแกรมบัญชี AccCloud.co แล้ว คราวนี้ก็เป็นการวาง Flow การทำงานของธุรกิจการค้า เป็นต้นว่า ธุรกิจการค้าของเราเป็นกิจการจำพวกการผลิตสินค้าเพื่อจำหน่าย แน่ๆว่าควรจะมีข้างผลิต สำหรับในการผลิตผลิตภัณฑ์ในแต่ละครั้งควรจะมีสูตรการสร้าง อย่างเดียวกัน สูตรการสร้างของพวกเราโดยมากแล้วจะไม่คงที่ หรือ เปลี่ยนไปตามลูกค้าที่เข้ามาสั่งด้วย

สนใจติดต่อ บจ AccCloud โปรแกรมบัญชี https://www.acccloud.co/

Tags : โปรแกรมบัญชี,โปรแกรมบัญชี,โปรแกรมบัญชี