คงปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันนี้โปรแกรมพื้นฐานของแต่ละกิจการมีหลักๆไม่กี่อาทิเช่น โปรแกรม Microsoft Office อย่างเช่น Excel, Word แล้วก็ โปรแกรมบัญชี ที่แทบทุกธุรกิจควรมีใช้ นอกเหนือจากนี้ก็จะเป็น โปรแกรมติดต่อประเภท Line หรือ email ฯลฯ
เข้าไปอ่านรายละเอียดได้ตามนี้ >> โปรแกรมบัญชี
https://www.acccloud.co/ในเนื้อหานี้ผมจะมารีวิวในส่วนของโปรแกรมโปรแกรมบัญชีครับผม (Romney and Steinbart (2003) )ได้บอกคำจำกัดความไว้ว่า “โปรแกรมทางการบัญชีเป็นระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งมี ไอที ทรัพยากรมนุษย์ และหลักการของบริษัท เน้นย้ำถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการจัดกิจกรรมทางธุรกิจเพื่อ ให้บรรลุเป้าหมายหลักดังนี้
โปรแกรมบัญชี 1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2. การประเมินผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีคุณประโยชน์ การวางแผน การสั่ง รวมทั้งการควบคุม
3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจเพื่อมั่นใจว่าข้อมูลมีความครบครัน ถูก และเชื่อถือได้ “
ด้วยเหตุดังกล่าวความละเอียดซับซ้อนของโปรแกรมบัญชี จึงเป็นไปตามความละเอียดและซับซ้อนของธุรกิจ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ถ้าเกิดธุรกิจพึ่งจะเริ่มต้น ปราศจากความซับซ้อนอะไรสักเท่าไหร่ บางทีก็อาจจะไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมบัญชีเลยก็ได้ ใช้เพียงแค่เอกสารทำมือ หรือจะใช้ Excel ก็ได้ แต่ว่าพอในทันที ที่ธุรกิจเริ่มซับซ้อนขึ้น มีข้อมูลมากขึ้นเรื่อยๆกระบวนการทำมือ หรือ คุมด้วย Excel ก็บางทีอาจจะไม่เพียงพอก็เลยเป็นจุดเริ่มต้นของธุรกิจโดยมากที่หันมาใช้
โปรแกรมบัญชีกัน โปรแกรมบัญชี
- แล้วจะทราบได้อย่างไรนะครับว่า ธุรกิจนั้นถึงเวลาที่จะใช้โปรแกรมบัญชี กันแล้วหรือยัง??
โดยธรรมชาติแล้ว ตอนเริ่มธุรกิจ ผู้ประกอบการจะไม่ค่อยสนใจหรอกครับผมว่า บัญชีจะเป็นยังไง เป็นจะพึงพอใจแต่ว่าจะขายได้ไหม จะมียอดขายจากที่ไหน ส่วนบัญชีค่อยว่ากัน ด้วยเหตุดังกล่าวตอนแรกๆของธุรกิจจะมองยุ่งๆเหยิงหน่อย แม้กระนั้นเมื่อธุรกิจผ่านไปถึงปีที่ 2 ปีที่3 เริ่มมีทุนจะเริ่มหันกลับมาดูบัญชีภายในของธุรกิจพวกเราเองว่า อันที่จริงแล้วที่มีเงินสดหมุนเวียนนี่มีกำไรที่แท้ทรูมากแค่ไหนกันแน่ ปัจจุบันนี้ผู้ประกอบกิจการก็จะเริ่มต้นหาโปรแกรมบัญชีที่สนองตอบธุรกิจของเขา
- แต่ในตลาดนี่โปรแกรมบัญชีก็มีเต็มไปหมด แล้วพวกเราจะเลือกยังไงดี
ข้อแรกจำเป็นต้องมาดูก่อนว่า โปรแกรมบัญชี ควรจะมีคุณลักษณะขั้นต่ำอะไรบ้าง โดนปกติแล้วโปรแกรมบัญชีจะต้องมีคุณลักษณะตามนี้นะครับ
1.ด้านการ Setup ระบบ
a.ขั้นต่ำเลยต้องมีให้ Setup ดังต่อไปนี้
i.รหัสเบื้องต้นตัวอย่างเช่นพวกรหัสบัญชี รหัสสินค้า รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้
ii.รหัสJob งาน รหัสการบริการต่างๆ
2.ด้านบันทึกบัญชีได้ (ถ้าลงไม่ได้ ก็ไม่ใช่โปรแกรมบัญชี)
a.ลงบันทึกสมุดรายวันได้
b.ลงบันทึกภาษีซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อรอคอยขอคืน ได้
c.ลงบันทึก ภงด 1 3 53 หักในที่จ่าย ภพ 30 และก็ ประกันสังคมได้
d.ออกรายงานแยกประเภท สมุดรายวัน งบกำไรขาดทุน กระดาษกระทำการ งบดุล วิเคราะห์งบการเงิน แล้วก็ งบกระแสเงินสด ได้
3.ด้านการซื้อ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวเนื่องได้ขั้นต่ำ
i.ใบขอซื้อ
ii.ใบสั่งซื้อ
iii.เอกสารรับผลิตภัณฑ์
iv.เอกสารตั้งหนี้สิน
v.เอกสารพวกงานซื้อชนิดต่างๆอย่างเช่นซื้อในประเทศ ต่างแดน
b.รายงานการซื้อ ดังเช่นว่าสรุปการสั่งซื้อ สรุปสินค้าจากการสั่งซื้อ
4.ด้านการขาย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ขั้นต่ำ
i.ใบเสนอราคา
ii.ใบสั่งขาย
iii.ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
iv.ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
v.เครดิตโน้ต
vi.เดบิตโน้ต
b.รายงานเกี่ยวโยงกับแนวทางการขาย
5.เรื่องการเงินรับ
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวได้อย่างน้อย
i.ใบวางบิล
ii.ใบรับเงิน
iii.หลักฐานรับชำระ
b.รายงานที่เกี่ยวกับการรับจ่าย รวมทั้ง พวกรายงานลูกหนี้ต่างๆ
6.เรื่องการเงินจ่าย
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างต่ำ
i.การรับวางบิล
ii.ใบสำคัญจ่ายชำระ
iii.พวกเอกสารเงินสดย่อย
iv.พวกเอกสารการตั้งหนี้ หรือรายจ่ายอื่นๆ
b.รายงานที่เกี่ยวโยงกับการจ่ายจ่าย และก็พวกรายงานเจ้าหนี้ต่างๆ
7.ด้านแบงค์
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างต่ำ
i.เปลี่ยนแปลงธนาคาร
ii.ดู Bank Statement
iii.บันทึกการรับจ่ายเช็ค การเข้าเช็ค การ Reconcile Cheque
b.รายงานที่เกี่ยวพันกับพวกการเคลื่อนที่ แล้วก็ ยอดเงินในธนาคาร ซึ่งจำต้องสอดคล้องกับยอดบัญชีด้วยด้วยเหมือนกัน
8.ด้านสต๊อกผลิตภัณฑ์
a.ออกเอกสารที่เกี่ยวเนื่องได้อย่างต่ำ
i.พวกเอกสารรับจ่าย ใบรับ ใบเบิกสินค้า ตรวจนับสต๊อก ปรับยอดสินค้า และก็อื่นๆ
ii.ในโรงงานก็ต้องมีพวกเอกสารสำหรับในการผลิต
b.รายงานที่เกี่ยวข้องกับการรับจ่ายรวมทั้งปริมาณคงเหลือ พร้อมด้วยเงินลงทุนสินค้าในคลัง
c.ระบบสต๊อกในขณะนี้ อย่างน้อย ควรมีการคำนวณทุนแบบ FIFO และ Moving Average ครับผม ถ้าเกิดไม่มีนี่ไม่มีค่าเลย เราจะไม่เคยรู้แม้แต่ว่า ต้องกระจัดกระจายสินค้าไหนออกบ้าง
โปรแกรมบัญชี 9.ด้านการวิเคราะห์ข้อมูล
a.เอ๋ยถึงโปรแกรมบัญชี ถ้าเกิดมีแต่เก็บเอกสารเก็บข้อมูล กับรายงานขั้นพื้นฐานแต่ว่าไม่มีการวิเคราะห์ นี่มันก็ไม่มีค่ายังไงไม่เคยทราบ เนื่องจากหัวใจของการเอาโปรแกรมบัญชีมาใช้งานก็เพื่อวิเคราะห์สถานะต่างๆของธุรกิจนี่เอง
10.ด้านอื่นๆ เป็นต้นว่าด้านการคำนวณค่าเสื่อม สินทรัพย์ ด้านค่าตอบแทนรายเดือนประกันสังคมฯลฯ
ครั้งนี้เพียงพอเรารู้ความอยากขั้นต่ำของ
โปรแกรมบัญชีที่ใช้ในกิจการแล้ว เราก็จะต้องมาดูว่ากล่าว แล้วธุรกิจพวกเราอยากแค่ไหน อยากได้แค่นี้ก็พอแล้ว หรือ ต้องมากกว่านี้อีกอาทิเช่น ธุรกิจพวกเรามีการ pack ผลิตภัณฑ์หรือ จัดชุดไปขายตามตอนเทศกาล ธุรกิจเรามีการสั่งผลิตผลิตภัณฑ์เพื่อขาย ธุรกิจพวกเราไม่ผลิตเลย แต่ไปจ้าง Supplier มาทำให้ หรือธุรกิจพวกเราไม่มีสินค้าเลย มีแต่เพียงแค่บริการอย่างเดียวก็จำเป็นต้องมองว่าจะควบคุมอะไรบ้าง เป็นต้น ธุรกิจพวกเราธรรมดาแล้วมีการเบิกงานไปใช้ล่วงหน้าและหลังจากนั้นก็ค่อยมาเคลียร์กันหรือเปล่า หรือสินค้าของธุรกิจเรามันพิเศษยกตัวอย่างเช่นมี Serial No มี วันหมดอายุ มี Lot อะไรพวกนี้ไหม ซึ่ง ถ้าเรามีความต้องการพวกนี้ นั่นแสดงว่า โปรแกรมบัญชีที่ตอบแค่สิ่งที่จำเป็นพื้นฐานไม่เพียงพอเสียแล้ว
พวกเราจำเป็นต้องเลือกใหม่ ที่มี ฟังก์ชั่นสูงขึ้นๆ แต่แน่ๆว่ายิ่งสูงมากราคาก็ยิ่งแพง ถ้าหากยิ่งไปถึงระดับ ERP ราคายิ่งเป็นหลักล้าน เพราะฉะนั้น ในภาคธุรกิจที่ไม่ได้มีทุนทางด้านระบบสูงขนาดนั้น จึงจะต้อง ยอมปรับพฤติกรรมให้เข้ากับระบบส่วนนึง เพื่อใช้ระบบที่ไม่ต้องถึงกับขนาด ERP ให้ได้
ในปัจจุบันเมื่อโลกมาถึงสมัย Cloud โปรแกรมบัญชี ก็ได้ปรับตัวให้ขึ้น Cloud ด้วยเหมือนกัน โดยเริ่มต้นในตลาดจะเป็นโปรแกรม straccountonline เกิดมาตั้งแต่ 10 ปีคราวแล้ว แต่ว่าเข้าใจว่า internet ยุคนั้นช้า บวกกับความไม่เชื่อมั่นในเรื่องความปลอดภัยบน internet โปรแกรมจึงไม่ได้เป็นที่พูดถึงจำนวนมาก ถัดมาโปรแกรม straccountonline ได้พัฒนา Version ใหม่ขึ้นมาภายใต้ชื่อ ACCCLOUD.CO ซึ่งเป็น ระบบที่มีฟังก์ชั่นสูงกว่าตัวเดิมมาก ภายใต้เทคโนโลยีใหม่ โดยโปรแกรมเน้นไปทางด้านการสร้างเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
โปรแกรมบัญชี AccCloud.co การเข้าโปรแกรมจะเข้าผ่าน
www.acccloud.co แล้วเลือกไปที่ Log In ดังรูป
ทางผู้ผลิตเขาให้ผู้สนใจเข้าไปทดสอบการใช้งานได้โดยกดปุ่ม Demo ในจอ Log In ดังรูปนะครับ
พอเพียงเราเข้ามา จะเป็นหน้าจอแสดงภาพรวมของระบบดังรูป
หากคนเคยเล่นโปรแกรมบัญชีบน window มาก่อนจะดูแล้วเคยชินเพราะว่ามีการแยกหน้าคล้ายๆกัน
หน้าแรกจะบอกถึงสถานะกิจการค้าว่าวันไหนจึงควรวางบิล จำเป็นต้องปรับเงินเพิ่มขึ้นเช็ค จำต้องผ่านเช็ค จำต้องรับผลิตภัณฑ์จากในสั่งซื้อใบไหนบ้าง ซึ่งจะสะดวกมากมายสำหรับผู้ทำงานเพราะเหตุว่าจะแยกตามแต่ละระบบงาน ทางด้านขวามือจะเป็นบอกถึงสถานะบริษัท ว่าในช่วงเวลานี้มีลูกหนี้สินคงจะค้างมากแค่ไหน มีผลิตภัณฑ์คงจะค้างอะไรบ้างเหลือเท่าใด โปรแกรมบัญชี
ข้างบนขวามือจะมีความคิดเห็นว่ามี 3 ขีดอยู่นั่นเป็น รายการอาหารสำหรับจัดตั้งรหัสต่างๆ
ตัวอย่างเช่นติดตั้งรหัสสินค้า จัดตั้งโกดังเก็บสินค้า จัดตั้งต้นทุนมาตรฐาน จัดตั้งสูตรการสร้าง ติดตั้งตารางราคา (ในเรื่องที่ราคาสินค้าผูกกับลูกค้าแต่ละราย) หรือ จัดตั้งรหัสบัญชี ติดตั้งรหัสลูกค้า จัดตั้งรหัสผู้จำหน่าย รหัสพวกนี้เป็นสิ่งจำเป็นซึ่งเปรียบรากหรือ โครงหลักของโปรแกรมบัญชี ฯลฯ
ภายหลังที่พวกเราได้ทำการ Setup รหัสเบื้องต้นของโปรแกรมบัญชี AccCloud.co แล้ว คราวนี้ก็เป็นการวาง Flow ลักษณะการทำงานของธุรกิจ เป็นต้นว่า ธุรกิจของพวกเราเป็นกิจการค้าชนิดการสร้างสินค้าเพื่อขาย แน่ๆว่าควรมีข้างผลิต สำหรับในการผลิตสินค้าในแต่ละครั้งจะต้องมีสูตรการผลิต สิ่งเดียวกัน สูตรการผลิตของพวกเราส่วนใหญ่แล้วจะไม่คงเดิม หรือ แปรไปตามลูกค้าที่เข้ามาสั่งด้วย
พึงพอใจติดต่อ บจ AccCloud โปรแกรมบัญชี
https://www.acccloud.co/Tags : โปรแกรมบัญชี
