นายจ้างส่วนใหญ่ เลือกที่จะใช้คัดกรองผู้สมัครงานเบื้องต้นก่อนที่จะนัดหมายมาสัมภาษณ์กับนาย จ้างเป็นรายบุคคล นอกจากการคัดเลือกจากประวัติส่วนตัวแล้ว การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่องค์กรต่างๆนิยมใช้ เนื่องจากมีประสิทธิภาพสูงและประหยัดค่าใช้จ่ายของบริษัทอีกด้วย
ผู้ที่กำลังหางานควรเตรียมพร้อมเสมอสำหรับการตอบคำถามเกี่ยวกับตัวคุณเองทาง โทรศัพท์ เพราะเป็นสิ่งที่คาดการณ์วันเวลาล่วงหน้าได้ยาก และเพื่อให้บทสนทนาของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น สร้างความน่าสนใจให้ตัวคุณเอง เราขอเสนอเทคนิคง่ายๆ เพื่อให้คุณลองไปปรับใช้ดังนี้
ช่วงก่อนการสัมภาษณ์ ในช่วงการหางาน คุณควรมีการเตรียมตัวสำหรับการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ เช่นเดียวกับการสัมภาษณ์งานทั่วไป เช่น เตรียมตัวเกี่ยวกับคำถามที่ให้วิเคราะห์ตัวคุณเองเกี่ยวกับจุดแข็ง จุดที่ควรปรับปรุง ทักษะต่างๆ ภูมิหลังด้านการทำงานและการศึกษาของคุณ ความสำเร็จหรือรางวัลต่างๆจากการทำงาน โดยเรียบเรียงให้ชัดเจน ตรงประเด็น สามารถเข้าใจได้ง่าย
- หลีกเลี่ยงการให้เบอร์โทรศัพท์มือถือที่มีปัญหาเรื่องคุณภาพสัญญาณหรือ คุณภาพเสียง และเมื่อผู้สัมภาษณ์แจ้งความประสงค์ว่าจะขอสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ พยายามปลีกตัวไปอยู่ในสถานที่ที่สงบ และเป็นส่วนตัว หากไม่สะดวกในทันที ให้แจ้งช่วงเวลาถัดไปที่เร็วที่สุดที่คุณพร้อม หลีกเลี่ยงการรับสายซ้อน ทำงานหรือกิจกรรมอื่นๆ พร้อมกันไปด้วย
- เตรียมสำเนาประวัติส่วนตัวของคุณ หรือข้อมูลด้านความสำเร็จต่างๆในงานของคุณ ไว้ในหลายๆที่ เช่น ที่บ้าน ที่โต๊ะทำงาน หรือแม้แต่ในรถ เพราะมันจะช่วยให้คุณตอบคำถามต่างๆได้อย่างเป็นระบบ และมีความเป็นมืออาชีพขึ้นมาก
- ช่วงของการสมัครงาน ควรศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรที่เราไปสมัคร รวมถึงวิศัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กรนั้นๆ ส่วนที่พลาดไม่ได้คือ หน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่เราสนใจ เพื่อให้การนำเสนอภาพเกี่ยวกับตัวคุณตรงประเด็นมากขึ้น
- หากระดาษและปากกามาไว้ใกล้มือ สำหรับการจดบันทึกช่วยจำ หรือเรียบเรียงประเด็นที่จะตอบ เพื่อให้การนำเสนอตัวเองเป็นระบบราบรื่น ไม่พลาดหรือหลุดประเด็นสำคัญที่ควรเสนอไป
- เมื่อเริ่มรับสาย และรู้ตัวว่ากำลังจะถูกสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ หากคุณรู้สึกตื่นเต้นมากจนควบคุมไม่ได้ เช่นรู้สึกว่า เสียงสั่น หรือมือสั่น อาจขอเวลาผู้สัมภาษณ์ซักครู่ เพื่อสูดลมหายใจเข้าออกลึกๆ หรือจิบน้ำนิดหน่อย เพื่อลดอาการประหม่า ก่อนกลับมาพูดคุยต่อไป
การฝึกฝนซักซ้อมเป็นสิ่งจำเป็น การพูดคุยทางโทรศัพท์เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ซึ่งหากจะพูดคุยแล้วได้ผลลัพธ์ที่ดีด้วยนั้น จำเป็นอย่างยิ่งต้องผ่านการฝึกฝน คุณอาจให้เพื่อน หรือคนในครอบครัวช่วยซ้อมบทให้ หรืออาจบันทึกเสียงการสนทนาไว้ฟัง ซึ่งจะทำให้ทราบประเด็นในการปรับปรุงการพูดและน้ำเสียงของคุณอย่างชัดเจน เพื่อพัฒนาให้การนำเสนอของคุณ ชัดเจน เป็นธรรมชาติ น่าสนใจ และผู้สัมภาษณ์รู้สึกยินดีที่จะเชิญคุณเข้ามารับการสัมภาษณ์ที่บริษัทต่อไป
ระหว่างการพูดคุยหรือสัมภาษณ์- “ยิ้ม”เพื่อให้น้ำเสียงออกมาดูเป็นมิตร น่าฟัง สามารถสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟังได้ (จะเห็นว่าที่ศูนย์บริการลูกค้าทางโทรศัพท์ หรือ Call Center หลายแห่งจะมีกระจกเงาติดไว้ที่โต๊ะทำงานของพนักงานเพื่อให้พนักงานไม่ลืมที่ จะ “ยิ้ม”)
- รักษาจังหวะการพูดที่เหมาะสม ไม่ช้าจนยืด หรือเร็วจนรัว ออกเสียงแต่ละคำให้ถูกต้องชัดเจน (ทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ) หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดภาษาตลาด คำศัพท์เฉพาะกลุ่ม หรือศัพท์แบบวัยรุ่น
- ใช้สรรพนามในการเรียกบุคคลที่พูดถึงอย่างสุภาพและเหมาะสมเพื่อให้เกียรติผู้ ฟัง คำที่ปลอดภัยที่สุด คือคำว่า “คุณ”ตามด้วยชื่อ (หากทราบชื่อ) หลีกเลี่ยงการใช้สรรพนามในเชิงตีสนิท ในการพูดคุยกันครั้งแรก เช่น “พี่”หรือ “น้อง” รวมทั้งเลือกใช้สรรพนามแทนตัวเองว่า “ผม”หรือ “ดิฉัน”แทนคำว่า “หนู” หรือ ชื่อเล่นของตัวเอง จะทำให้สิ่งที่คุณนำเสนอมีความน่าเชื่อถือ และดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นได้
- พยายามตอบคำถามให้กระชับ ตรงประเด็น อาจใช้เวลาในการรวบรวมความคิดก่อนตอบได้บ้าง และหลีกเลี่ยงการขัดจังหวะผู้สัมภาษณ์
- หลีกเลี่ยงการใช้คำที่ไม่สื่อความหมายชัดเจน และฟังดูไม่สุภาพ เช่น “อือ”“อ๋อ”“เออ”“เอ่อ”“คือว่า” “ก็คือว่า”“ประมาณว่า” เป็นต้น
- มารยาททั่วไปในการพูดคุยทางโทรศัพท์ที่ต้องไม่ลืม คือ งดทานอาหาร ขนม เคี้ยวหมากฝรั่ง อมลูกอม งดสูบบุหรี่ ระหว่างการพูดคุย ระมัดระวังการหายใจรดโทรศัพท์ เพื่อเป็นการให้เกียรติผู้ฟัง ระลึกไว้เสมอว่า นอกจากเสียงคุณแล้ว ควรให้มีเสียงรบกวนอื่นๆ เข้าไปในโทรศัพท์ให้น้อยที่สุด
หลังจบการสัมภาษณ์- กล่าวคำขอบคุณที่ผู้สัมภาษณ์ให้เกียรติ และสละเวลามาพูดคุยกับคุณ ย้ำถึงจุดมุ่งหมายและความสนใจในงานนั้นๆของคุณอีกครั้ง และถามถึงขั้นตอนต่อไปหลังจากพูดคุยกันในวันนี้ และโอกาสที่จะได้นัดสัมภาษณ์แบบเห็นหน้ากันในครั้งต่อไป
- จดบันทึกสิ่งที่คุณถูกถาม และคำตอบของคุณไว้ทั้งหมด (เพื่อการปรับปรุงเผื่อถูกถามอีกครั้ง ตอนสัมภาษณ์แบบเห็นหน้า) รวมถึงขอทราบชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่เราได้มีโอกาสได้คุยไว้ด้วย
ที่มา:
http://jobmarket.co.th/mustKnow/content_detail.php?dd=83
